Ingatkan dengan Sopan! 5 Tips Follow Up Tugas yang Belum Diperiksa Bos
ilustrasi bicara dengan bos (pexels.com/Sora Shimazaki)
Follow IDN Times untuk mendapatkan informasi terkini. Klik untuk follow WhatsApp Channel & Google News
Sebagai pegawai, tentunya kamu membutuhkan approval bos perihal tugas yang sudah dirampungkan. Namun terkadang, bos yang memiliki banyak pekerjaan tidak bisa langsung memeriksa tugas yang kamu kumpulkan.
Nah jika bosmu sudah beberapa hari belum juga memeriksanya, maka tidak ada salahnya untuk mengingatkan. Karena bisa saja tugasmu terlewatkan karena saking banyaknya kesibukan bos. Kamu bisa follow up tugasmu yang ter-pending bos dengan melakukan lima tips ini:
Baca Juga: Passionate Menjalaninya! 5 Tanda Pekerjaan Cocok untuk Kamu
1. Pahami tipe komunikasi yang disukai bos
ilustrasi berpikir (pexels.com/Yan Krukov)Setiap bos tentunya memiliki karakter yang berbeda-beda, sehingga dalam hal berkomunikasipun tidak selalu sama. Nah pahami tipe komunikasi yang disukai oleh bosmu. Kira-kira komunikasi seperti apa yang membuat bosmu merasa nyaman saat kamu mau menghubunginya, terutama perihal pekerjaan.
Jika dengan email, maka kamu bisa follow up tugasmu yang belum diperiksa bos melalui email. Apabila bosmu membuat grup WhatsApp dengan mengkhususkan pembahasan perihal pekerjaan untuk semua karyawan yang berada di bawah naungannya, maka kamu bisa mengirimkan pesan follow up pada grup tersebut.
2. Jangan lupa mengucapkan kata maaf
ilustrasi follow up di whatsapp (pexels.com/Michael Burrows)Sebelum menuliskan pesan untuk follow up tugasmu yang ter-pending, jangan lupa mengucapkan kata maaf terlebih dahulu di awal pesan yang akan kamu kirimkan kepada bos. Hal tersebut dimaksudkan agar komunikasimu bisa berjalan dengan lebih baik dan lancar. Permintaan maaf yang kamu lakukan juga menandakan kesopananmu terhadap bos ketika kamu menghubunginya lebih dulu.
Kemudian jika kamu mengirimkan pesan melalui grup WhatsApp, maka kamu perlu berhati-hati dalam menyampaikan kata-kata. Ingatlah bahwa di sana ada banyak karyawan lainnya, bukan hanya kamu saja. Jangan sampai pesan yang kamu sampaikan membuat karyawan lainnya berpikir bahwa bos mereka ternyata lalai akan pekerjaannya. Hindari kesalahpahaman tersebut demi kebaikanmu juga.
3. Sampaikan dengan jelas tujuanmu mengirimkan pesan
ilustrasi follow up melalui email (pexels.com/Eren Li)Saat mengirimkan pesan, sampaikan tujuanmu dengan jelas tanpa perlu menuliskannya secara panjang lebar dan berbasa-basi. Cukup kirimkan pesan yang padat, jelas, dan singkat. Hal terpenting adalah apa yang kamu maksudkan bisa tersampaikan dengan baik kepada bosmu.
Kamu juga tidak perlu mendesak bosmu untuk segera merespons follow up-mu tersebut. Selain tidak sopan, hal tersebut hanya akan membuat bos memiliki kesan yang buruk terhadapmu. Percayalah bosmu juga memiliki tanggung jawab sehingga tanpa perlu melakukan itu, bosmu tentunya akan berusaha menjalankan semua pekerjaannya dengan sebaik mungkin.
4. Berikan penjelasan kepada bos alasan kamu melakukan follow up
ilustrasi follow up di whatsapp (pexels.com/Anete Lusina)Jika tugasmu yang belum diperiksa terbilang masih jauh dari deadline dan tidak berdampak pada hal lainnya, maka kamu tidak perlu melakukan follow up kepada bos karena tugas tersebut belum bersifat urgent dan tidak menghambat pekerjaan yang lainnya. Namun jika yang terjadi sebaliknya, di mana tugasmu itu berkesinambungan, maka kamu perlu menjelaskan kepada bos kenapa kamu mengingatkannya.
Misalnya karena tugas tersebut berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya sehingga jika tidak segera diperiksa, maka kamu akan mengalami kesulitan untuk pekerjaan selanjutnya. Atau tugas tersebut berhubungan dengan divisi lain, sehingga dapat menghambat pekerjaan di divisi tersebut jika tidak segera kamu serahkan kepada yang bersangkutan.
5. Ucapkan terima kasih di akhir pesanmu
ilustrasi follow up di email (pexels.com/Karolina Grabowska)Tetap hormati bosmu saat mengirimkan pesan. Ucapkan terima kasih di akhir pesan perihal follow up yang kamu kirimkan kepadanya. Walaupun terkesan itu hal yang kecil dan sederhana, namun kata terima kasih yang kamu lakukan akan memberikan kesan yang baik kepada bosmu.
Sekalipun sebenarnya pesanmu bersifat untuk mengingatkan dirinya perihal pekerjaan. Karena bisa saja hal tersebut membuat bosmu lebih aware perihal tugasmu yang belum sempat diperiksa. Kesopananmu dalam melakukan follow up memungkinkan bosmu untuk segera mengeceknya.
Jangan pernah membiarkan tugasmu belum diperiksa bos dalam waktu yang lama. Jadilah pekerja yang bertanggung jawab dan kompeten akan tugas dan tanggung jawabmu dengan baik, yaitu tidak melupakan tugasmu yang belum selesai hingga akhir. Maka lakukan follow up tugasmu kepada bos dengan lima tips di atas jika memang pekerjaanmu ter-pending. Tetaplah profesional dalam bekerja ya!
IDN Times Community adalah media yang menyediakan platform untuk menulis. Semua karya tulis yang dibuat adalah sepenuhnya tanggung jawab dari penulis.
