Pasal 3
4) Laporan yang akan ditindaklanjuti harus memenuhi syarat formil maupun materiil.
Pasal 4
(1) Syarat formil laporan sebagaimana dimaksud pasal 3 ayat (4) adalah
a. ldentitas pelapor meliputi nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, status perkawinan, pekerjaan, alamat lengkap pelapor serta dilengkapi dengan fotokopi identitas
b. Uraian keluhan, peristiwa, tindakan, kelalaian atau keputusan yang dilaporkan jelas dan rinci
c. Uraian kerugian materiil atau immateriil yang diderita
d. Permintaan penyelesaian yang diajukan
e. Uraian yang menjelaskan bahwa Pelapor sebelumnya telah menyampaikan keluhan secara tertulis atau lisan kepada pihak terlapor atau atasannya dan tidak memperoleh tindaklanjut sebagaimana mestinya
f. Tempat, waktu penyampaian dan tandatangan
Syarat materiil laporan sebagaimana dimaksud pasal 3 ayat (4) adalah:
a. Substansi keluhan yang dilaporkan belum melampaui waktu dua tahun sejak dilaporkan kepada Ombudsman
b. Substansi keluhan yang dilaporkan tidak sedang atau telah menjadi objek pemeriksaan pengadilan, kecuali laporan tersebut menyangkut tindakan maladministrasi dalam proses pemeriksaan di pengadilan
c. Substansi keluhan yang dilaporkan tidak sedang dalam proses penyelesaian oleh instansi yang dilaporkan dan berdasarkan mekanisme internal terlapor masih dalam tenggang waktu yang patut, kecuali dalam proses penyelesaian tersebut terjadi penyimpangan terhadap asas umum pemerintahan yang baik
d. Substansi keluhan yang dilaporkan belum pernah diselesaikan dengan cara mediasi, konsiliasi, arbitrase dan ajudikasi baik oleh Ombudsman maupun oleh lembaga lainnya
e. Substansi keluhan yang dilaporkan merupakan dugaan tindakan maladminsitrasi
f. Laporan dan para pihaknya tidak sama dengan laporan yang pernah dilaporkan kepada Ombudsman sebelumnya
g. Substansi keluhan yang dilaporkan merupakan wewenang Ombudsman.