Cerita Dinas Kearsipan di Klungkung yang Tak Memegang Arsip Daerah
Klungkung, IDN Times - Arsip daerah termasuk sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi dan birokrasi, serta mempunyai fungsi untuk membantu pengambilan keputusan. Hanya saja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Klungkung hingga saat ini belum bisa mengelola manajemen kearsipan secara maksimal.
1. Dinas Kearsipan justru tidak memegang arsip daerah
Pengelolaan dan manajemen arsip daerah belum bisa diperankan secara maksimal oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Klungkung. Hingga saat ini, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Klungkung sama sekali belum memegang arsip-arsip daerah. Arsip daerah justru banyak tercecer di sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
Sejak dinas ini dibentuk tahun 2017, tidak ada satu pun dokumen arsip yang asli tersimpan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Ringin beralasan, arsip itu butuh tempat penyimpanan yang aman, dan terhindar dari kemungkinan gangguan yang dapat merusak arsip itu sendiri.
“Sementara kami belum punya depo arsip. Raknya pun belum ada. Karena itu kami belum berani mengambil arsip daerah yang ada di sejumlah OPD. Khawatirnya kalau kami ambil, kami tempatkan di mana,” ujar Ringin.
2. Minta bantuan kepada Pemerintah Pusat, tapi masih terkendala lahan
Ringin mengaku pernah didesak oleh Komisi Pemilihan Umum Daerah (KPUD) Klungkung, untuk segera mengambil arsip seputar pelaksanaan Pemilihan Kepala Daerah (Pilkada) maupun Pemilihan Umum (Pemilu) di Kabupaten Klungkung.
Hanya saja, untuk memenuhi kebutuhan sarana prasarana, Ringin baru sebatas menyiapkan Detail Engineering Design (DED) gedung sebagai salah satu syarat mendapatkan bantuan dari Pemerintah Pusat pada tahun 2021.
“Rencananya akan dapat bantuan Dana Alokasi Khusus (DAK) tahun 2021. Tapi ada syaratnya. Selain ada DED, ada sertifikat lahan di mana lokasi akan dibangun gedung. Nah, syarat sertifikat ini masih jadi kendala. Karena lahan yang kini ditempati untuk kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, statusnya milik Provinsi Bali. Tapi kami sudah memohon ke Provinsi Bali untuk pinjam pakai, cuma belum ada jawaban,” ungkapnya.
3. Terkendala fasilitas serta dan SDM, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan belum mampu mewujudkan digitalisasi arsip daerah
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan juga belum mampu mewujudkan digitalisasi arsip daerah. Alasannya serupa. Karena keterbatasan fasilitas dan kendala Sumber Daya Manusia (SDM).
“Kami sudah diberikan server bekas oleh Bappeda, masih bisa dipakai. Tapi karena Dinas Kominfo belum bisa terhubung, sementara server masih ditempatkan disini. Ada beberapa arsip yang sudah diinput,” ungkap Ringin.
