5 Tips Mengatasi Atasan yang Pelupa, Apalagi Soal Kebijakan

Mencatat setiap hasil rapat di perusahaan kecil maupun besar adalah sebuah kewajiban. Karena, intensitas pekerjaan yang padat sering kali membuat orang tidak fokus. Makanya catatan hasil rapat merupakan pengingat akan apa saja yang sedang dikerjakan dan yang harud dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Apalagi sampai ada permasalahan yang harus cepat ditangani, hal itu sebagai skala prioritas untuk segera diselesaikan.

Mencatat secara rinci, kapan dilaksanakan rapat, membuat absen rapat, menulis apa saja yang disampaikan oleh peserta rapat dalam keputusan bersama, hingga orang-orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab. Itu akan membantumu seandainya atasan mendadak bertanya tentang hasil keputusan bersama.

Jadi kalau atasan bertanya “Kenapa pekerjaan itu yang dikerjakan?”, kamu bisa menjawabnya berdasarkan notula rapat beserta tanggal itu dibuat.

Membacakan hasil rapat sebelum ditutup juga sebagai patokan, bahwa catatan kamu itu merupakan notula dari keputusan bersama. Jika ada kesalahan pada saat review hasil rapat, kamu bisa memperbaiki itu agar bahasa atau kalimatnya sama di forum tersebut. Bayangkan jika catatan itu berbeda dengan yang ada di pikiran peserta rapat lainnya, nanti malah kamu yang terkena permasalahan sendiri.

Hasil review rapat bisa dibagikan kepada peserta rapat, termasuk atasan. Karena tidak semua peserta rapat senang menulis. Ada yang asyik mendengarkan dan menyimak, ada juga yang mungkin tidak fokus di dalam forum. Bisa saja atasanmu sendiri juga seperti itu.

Review bisa disampaikan pada rapat selanjutnya untuk mengingatkan kembali hal-hal yang sedang dan sudah dikerjakan, agar peserta rapat ikut menyampaikan laporan progres.

Jika membicarakan pekerjaan dan permasalahan apalagi berkaitan dengan kebijakan, disarankan untuk tidak hanya kamu dan atasan saja yang berkoordinasi atau berdiskusi. Kecuali mungkin ada hal pribadi yang ingin disampaikan. Hal ini sangat rentan terjadinya kecemburuan dan saling menyalahkan. Karena tidak semua yang kamu tangkap dari atasan akan tersampaikan persis dengan apa yang diinginkan oleh atasan. Tidak semua orang memiliki kemampuan dalam menerjemahkan kemauan atasan.

Makanya forum itu tetap harus tercipta, minimal ada tiga orang atau lebih yang mendengarkan keputusan atasan berkaitan dengan banyak orang. Lebih baik lagi setiap divisi ada perwakilannya. Sebab penyebaran informasinya akan tersampaikan dengan lebih cepat, dan semua karyawan lebih merasa dihargai sebagai tim.

Jurnal itu merupakan catatan yang bisa sebagai bahan laporan pekerjaan Anda sendiri. Saat rapat jurnal sebagai acuan untuk Anda menyampaikan hasil pekerjaan yang sebelumnya ditugaskan oleh atasan Anda. Setidaknya ketika atasan Anda lupa bisa teringat kembali sebelumnya tugas - tugas tersebutlah yang harus dikerjakan oleh Anda, tidak memberikan tugas tambahan jika pekerjaan tersebut belum selesai atau sebagai acuan untuk memberikan deadline pekerjaan.

Tidak hanya itu saja manfaat lain dari jurnal sebagai bahan supervisi atasan kepada Anda. Ada juga yang terlihat tidak bekerja namun ternyata banyak hal yang dilakukan dan dikerjakan agar lebih efektif dan efisien juga dalam melakukan pekerjaan.

Atasan yang pelupa cenderung akan lupa juga dengan follow up pekerjaan kamu. Alangkah baiknya kamu rajin-rajin melaporkan pekerjaan yang selesai atau sedang ada kendala. Karena jika tidak dilakukan, pada akhirnya kamu sendiri yang disalahkan kenapa tidak laporan. Agar tidak miscommunication juga antara kamu dan atasan.

Follow up juga sangat mempercepat pekerjaanmu, setidaknya atasan lebih merasa dihargai kehadirannya. Buatlah daftar informasi, bahwa pekerjaan tersebut sudah atas follow up atasan, tinggal menunggu kebijakan atau keputusannya saja. Makanya perlu hitam di atas putih untuk berjaga-jaga jika keputusan atasanmu suka berubah-ubah.

Suka capek sih punya atasan pelupa. Tapi kamu masih bisa melakukan tips di atas untuk mengurangi terjadinya permasalahan yang lebih besar lagi. Semuanya bisa nyaman jika tempat kerjamu memiliki standar operasional yang lebih baik lagi. Dicoba dulu ya, semoga berhasil!